Lic. Marvin dando su clase

Elaboracion de Informes de Auditoria

Elaboración De Informes De Auditoria

Todo trabajo de auditoria que se lleve a cabo debe de producir un informe, el cual debe de elaborarse de acuerdo a el procedimiento técnico aprobado.

Los resultados obtenidos deben describirse como hallazgos, deben de presentar una redacción ordenada, lógica de los hechos concretos, los cuales deben de tener la estructura de:

-       Condición

-       Criterio

-       Causa

-       Efecto  y

-       Recomendación

Condición: Se refiere a lo que sucede, el funcionamiento del sistema que se tiene, lo que se esta evaluando por medio de:

·      Que sucedió: Entender el problema que se encontró, las deficiencias que existen.

·      Donde sucedió: La ubicación de donde se encontró el problema

·      Cuando sucedió: Identificar la responsabilidad del personal de acuerdo al periodo en que sucedió el problema

·      Cuanto afecto: Cuantificar la cantidad o el monto de los bienes y servicios que afecto el problema.

Criterio: Es la norma o lo que debió suceder, como debería de haber funcionado lo que se evaluó. Para identificarlo se utiliza las siguientes referencias:

·      Según las leyes o la reglamentación interna de la entidad

·      El avance tecnológico aplicado al área evaluada

·      La eficiencia en que se llevan a cabo las mismas operaciones en otras instituciones similares

·      Según los procedimientos mínimos aplicables

Causa: Es identificar el por que el sistema esta operando de esa manera, por lo que esta generando deficiencias en la información, los procedimientos, etc.

Identificar el origen del problema que puede encontrarse en:

·      Personal

·      Políticas

·      Procedimientos

·      Organización

·      Registros

·      Sistemas

Esto por que pueden ser:

·      Obsoletos

·      Desactualizados

·      Mal elaborados

·      Inexistentes

·      Mal elaborados

Para ello se acude a la técnica de los 5 por que.

Efecto: es el resultado obtenido a través de la comparación del criterio con la condición, para cuantificar la deficiencia en términos monetarios.

Debido a que el efecto siempre debe de seguir la causa y toda causa tiene un efecto. Esto por medio de:

·      Cuanto afecto: el impacto monetario de cantidad y calidad en los bienes y servicios

·      Que periodos afecto: El tiempo que tendrá impacto las deficiencias

·      Donde impacto: Que áreas afecto.

La redacción de las recomendaciones debe de ser de manera que los responsables lleven a la practica las mismas por lo cual debe de:

·      Orientarse a eliminar las causas del problema

·      Fortalecer los controles que existen aumentando la eficiencia o la seguridad

·      Orientarse a unificar los criterios de operación y control

·      Tomar en cuenta los criterios emitidos por los técnicos o funcionarios del área que se examino

·      Cubrir los aspectos del cambio que se propuso.

Comunicación de Resultados, Elaboracion de Informes

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

ELABORACION DE INFORMES

Causas de las deficiencias:

Se refiere a la identificación de porque el sistema esta operando de esa manera lo cual origina deficiencias en la calidad de la información, las operaciones, procesos, la salvaguarda de los archivos, etc.

Que efecto tiene:

Es el resultado que se obtiene por medio de comparar el criterio con la condición para cuantificar la deficiencia en términos monetarios de calidad o de eficiencia.

El efecto siempre debe seguir a la causa, toda causa tiene un efecto

Redacción de recomendaciones:

Deben de redactarse de tal forma que permita a los responsables ponerlos en practica y obtener los resultados que se esperan por lo que debe:

ü  Orientar a la eliminación de las causas del problema

ü  Procurar fortalecer los controles existentes aumentando la eficiencia o la seguridad

ü  Orientarse a la unificación de criterios de operación y control

ü  Cubrir todos los aspectos del cambio propuesto

El auditor debe asegurarse  que el auditado

ü  Acepto los hallazgos

ü  Entendió los cambios y esta seguro de lo que debe de hacer

ü  Se comprometió y planteo acciones para solucionar las deficiencias

ü  Fijo tiempo para llevarlo a cabo

ü  Delego responsabilidades por recomendaciones

ü  Apoyo la acción identifico y asigno los recursos necesarios

Discusión final:

Todo informe se debe de presentar a los funcionarios responsables del área examinada en donde se debe de :

ü  Demostrar el costo frente al beneficio de la propuesta

ü  Asegurarse que los responsables entendieron como corregir las debilidades

ü  Que se fije una fecha y responsables de implantar

ü  Obtener comentarios de los responsables del área examinada    

Presentación final:

Luego de que se discutió el borrador se realizan           las correcciones que sean necesarias y se incorporan los comentarios de los responsables y se procede a emitir oficialmente para su distribución y archivo.   

Dictamen con Opinión Negativa

Comunicación de Resultados

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Aspectos Legales:

Según el articulo 28 del Decreto 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, los informes que suscriban los auditores deben de elaborarlos según normas de auditoria generalmente aceptadas.

La divulgación de la información debe de ser confidencial según el articulo 6.

La responsabilidad del auditor es actuar con base a las normas de auditoria interna gubernamental, metodología y guías, de acuerdo al articulo 12.

Los informes de auditoría de acuerdo al articulo 49, constituyen el resultado final del trabajo del auditor se da a conocer por escrito.

Formalidades de los informes, según el articulo 50

a.    Las unidades de auditoria interna y los contadores públicos independientes contratados deben preparar los informes de acuerdo con normas y al sistema de auditoria gubernamental.

b.    Todos los informes que se emitan deben darse a la alta autoridad.

c.    Las recomendaciones deben de ser explicadas por los auditores al máximo ejecutivo de la entidad al hacer la entrega.

d.    Cuando sea necesario y conveniente que sobre alguna situación en el transcurso de la sutoria, se tome acción urgente, se deberá preparar un informe parcial para que la entidad complete los hallazgos y las recomendaciones pertinentes.

El informe es el documento formal en el que el auditor expresa su opinión sobre el resultado del examen realizado, de acuerdo a Normas de Auditoria Interna Gubernamental. Es el producto final de la ejecución de la auditoria, es un documento que se debe de elaborar técnicamente y con alta calidad profesional, que permita tomar acciones correctivas necesarias en forma oportuna a través de las recomendaciones que indican.

Objetivos:

-       Proporcionar resultados imparciales

-       Determinar si los Estados Financieros están elaborados según Principios de contabilidad generalmente aceptados o Normas internacionales, con criterio de integración de cuentas aplicados consistentes con el año anterior.

-       Proponer recomendaciones para mejorar los controles

-       Facilitar la comprensión de hallazgos

-       Informar de los criterios que permitieron elaborar las recomendaciones

-       Identificar responsables

Importancia:

Es el vinculo entre el auditor, el área evaluada y la autoridad pertinente, permite a los responsables analizar los criterios del auditor respecto a los hallazgos, ayuda a conocer las eficiencia o debilidades del área examinada y contribuye a tomar decisiones.

Características:

·      Oportunidad, permite tomar oportunamente acciones

·      Integridad, asegurar que la opinión del auditor los comentarios y recomendaciones hayan tomado en cuenta evidencias.

·      Competencia, asegurar que os resultados indiquen lo encontrado.

·      Relevancia, presentar los hechos trascendentales.

·      Objetividad, debe ser imparcial con los hechos y evidencia que prueba los mismos.

·      Claridad, debe ser redactado de forma clara

·      Utilidad, aportar el uso optimo.

Debe de ser confidencial solo darse a conocer a la áreas evaluadas, a la Contraloría General de Cuentas y a las instancias legales en caso de reportarse ilícitos.

Responsabilidades:

De la Contraloría General de Cuentas debe proporcionar la estructura y la metodología, respaldar y mantener la opinión que manifiesta el auditor, emitir las normas para el seguimiento de las recomendaciones.

El auditor es responsable de presentar un informe claro, completo y oportuno, documentarlo, dar atención técnica, indicar que se realizo de acuerdo a normas de auditoria gubernamental.

De las autoridades superiores de la entidad examinada, respaldar a los auditores exigir a los responsables el cumplimiento.

La base para su elaboración es:

-       Importancia

-       Calidad de evidencia

-       Posibilidad de que los hechos sean corregidos

-       Costo-beneficio

-       Redacción.

Seguimiento y Supervision

SEGUIMIENTO Y SUPERVISION

Es el conjunto de acciones desarrolladas por la Contraloría General de Cuentas, para evaluar la forma en que las entidades públicas han cumplido con la implantación de las recomendaciones emitidas como resultado de las auditorías realizadas, así como la verificación de los beneficios o resultados obtenidos.

Sus objetivos son el de asegurar que se a cumplido con las recomendaciones que se dieron, así como que se aplican adecuadamente las correcciones, para mejorar los procesos, controles y operaciones de la entidad.

Los responsables de llevarla a cabo son:

Las autoridades superiores de la entidad, quienes debe de aprobar el plan anual de auditoria, las políticas para darle seguimiento a las recomendaciones que emito la auditoria, comunicar oportunamente el incumplimiento en la implementación de las recomendaciones, con el propósito de aplicar las sanciones correspondientes.

Director de auditoria interna. Debe velar porque en la planificación especifica se tome en cuenta el proceso de seguimiento de las recomendaciones, revisar periódicamente el estado del seguimiento de las recomendaciones, velar porque la implementación de las recomendaciones se lleven a cabo en el tiempo acordado.

Supervisores, Verificar durante la ejecución de la auditoria que el proceso de seguimiento de las recomendaciones se lleve acabo de acuerdo a lo que se planifico, servir de enlace entre los auditores, el Director de auditoria y los fiscalizados para que cumplan con las recomendaciones.

Auditores, llevar acabo el trabajo necesario para poder obtener la evidencia que sea necesaria que demuestre de manera objetiva el cumplimiento de las recomendaciones, emitir informes correspondientes relativos a los resultados obtenidos, solicitar por medio del director de auditoria la imposición de sanciones que correspondan si no se esta cumpliendo con las recomendaciones.

Las recomendaciones promueven la toma de decisiones importantes, para ejercer un mejor control de las operaciones administrativas y financieras de un ente público, con el fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales, el seguimiento de las recomendaciones debe de estar programado en el Plan Anual de Auditoria como una actividad permanente.

Se debe de llevar un registro de las recomendaciones, en la Contraloría General de Cuentas, como en las UDAIS

Con base en la información recabada de las Unidades de Auditoría Interna como de la propia Contraloría, el Contralor General de Cuentas Promoverá a nivel superior las acciones correspondientes con el fin de que se cumpla su tatalidad las recomendaciones emitidas. Tambien los informes que deben presentarse al Congreso de la República, el Contralor General de Cuentas incluirá lo relativo al cumplimiento de las recomendaciones emitidas, haciendo referencia, a  nivel institucional, (ministerios y otras entidades), del cumplimiento de las mismas y los resultados obtenidos, así como las recomendaciones incumplidas y los riesgos o efectos potenciales que esta situación tiene sobre la calidad y solidez del control interno y en los objetivos institucionales.