Papeles de Trabajo

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos, cedulas en los cuales los auditores registran todos que obtienen durante el examen y realización de pruebas. Constituyen la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y observaciones que se presenten en el informe.

El auditor debe cuidar la integridad de los papeles asegurando siempre y bajo cualquier circunstancia deben asegurar la confidencialidad de la información.

En un tramite judicial son el soporte del asunto que se esta investigando y constituyen prueba legal para dicho tramite.

Responsabilidades:

Es responsabilidad de los auditores la elaboración de los papeles de trabajo, resguardarlos adecuadamente, así como de elaborarlos de acuerdo a la metodología de la Contraloría General de cuentas.

El supervisor es responsable de revisar que cumplan con los objetivos que constituyan evidencia suficiente, competente y pertinente.

El director es responsable de verificar que la supervisión sea oportuna y objetiva, revisar selectivamente documentos para asegurar su coherencia.

La Contraloría es responsable de crear los procedimientos necesarios de elaboración y archivo que permitan controlar la ubicación y uso de los papeles de trabajo así como su confidencialidad.

La institución que esta siendo auditada es responsable de proporcionar los elementos y el espacio adecuado para que se puedan crear los archivos y el ambiente de control de la información.

Tipos de papeles:

Integración de la información son papeles que como su nombre lo indica integran datos globales, tales como programa de auditoria, hoja de pendientes, balance de trabajo, hojas de recomendaciones, etc.

Análisis de datos  son documentos que reúnen datos específicos, como análisis de movimientos de cuentas, conciliaciones de saldos, evaluación de control interno, etc. 

De Soporte, son documentos que corroboran el análisis de datos como por ejemplo confirmaciones bancarias, carta de abogados carta de representación, etc.

Otro, que constituyen evidencia adicional, como fotografías, recortes, etc.

 Contenido de los Papeles de Trabajo:

Encabezado, identifica la entidad, el índice debe de ir en la esquina superior derecha, nombre de la entidad, de la cedula que se esta trabajando, periodo de revisión.

Cuerpo, movimiento de cuentas, revisión de cálculos, detalle, integración, confirmaciones es si el análisis de las cuentas y sus componentes.

Complementación de datos, son documentos que corroboran los datos utilizados en el análisis o bien que justifiquen el cumplimiento de los procedimientos de auditoria que se aplicaron.

Fuentes de evidencia, son los documentos utilizados para obtener la información, como organigramas, registros contables, facturas, reglamentos, etc.

Índices, Marcas y referencias, sirven para identificar deben de ser únicamente en forma alfabética y debe ir seguido de un numero, las marcas sirven para resaltar un hecho, acción o criterio relacionado con la auditoria, referencias para cruzar datos entre papeles de trabajo así como los comentarios del borrador del informe.

Firmas de responsabilidad, el auditor que elabora el papeles de trabajo debe firmar y colocar sus iniciales, el supervisor que reviso el papel firma como corresponsable de los criterios y datos del mismo.

Los papeles para su elaboración deben de cumplir con los procedimientos del programa y objetivos de auditoria, así como deben de incluir los documentos y datos que los soporten, sus respectivas marcas, referenciaciones e índices, deben archivarse de manera ordenada, tiene que existir evidencia de que fueron revisados, ser claros y comprensibles, incluir los comentarios y recomendaciones de lo examinado.

PREPARACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

1. DEFINICIÓN

Es el conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor interno registra de forma permanente los datos e información obtenidos, y la evidencia en la cual se basan las conclusiones y resultados de las pruebas realizadas.

Los papeles de trabajo constituyen el vínculo entre el trabajo de planificación, ejecución y el informe de auditoría, y son la base para emitir opinión sobre el área o cuenta examinada; además constituye la prueba del trabajo realizado y el soporte del contenido del informe.

El contenido de los papeles de trabajo es confidencial.

Los papeles de trabajo, en trámite judicial, son el soporte del asunto que se investiga, y se constituyen en una prueba legal.

2. OBJETIVOS

2.1    Facilitar la labor de revisión y supervisión del trabajo.

2.2    Ayudar a adoptar un enfoque disciplinado y uniforme en las tareas

2.3    Registrar los resultados de las pruebas aplicadas, y las evidencias sobre los hallazgos de                     auditoría.

2.4    Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas durante la ejecución de la auditoría.

2.5    Servir como soporte del informe de auditoría en procesos judiciales, patrimoniales y administrativos.

2.6    Respaldar el contenido del informe de auditoría.

2.7 Constituir una fuente permanente de información y consulta.

2.7    Servir de referencia en la planificación de futuras auditorias.

2.8    Servir de ayuda para orientar un determinado análisis, o servir como guía en la auditoría actual.

2.10  Ser un medio para mejorar la calidad de la labor de auditoría.

3. RESPONSABLES

Los responsables del contenido, elaboración y salvaguarda de los papeles de trabajo:

3.1 Auditores internos

3.1.1                      Son los responsables de la elaboración de los papeles de trabajo de acuerdo a la metodología implementada por Contraloría General de Cuentas.

3.1.2                      Son responsables de que los papeles de trabajo se elaboren y cumplan con los objetivos definidos.

3.1.3                      Son los responsables de la veracidad de los datos, documentos y comentarios que se incluyan en los papeles de trabajo.

3.1.4                      Son responsables de cuidar que los papeles de trabajo, se presenten ordenados y resguardados adecuadamente.

3.2 Supervisores

3.2.1                      Son responsables de asegurarse, a través de su labor de revisión, que los auditores, elaboren los papeles de trabajo técnica y profesionalmente para que cumplan con los objetivos definidos.

3.2.2                      Son responsables de asegurarse, a través de su labor de revisión que los auditores, elaboren los papeles de trabajo de acuerdo a la metodología implementada por la Contraloría General de Cuentas.

3.2.3                      Son responsables de que la información incluida en los papeles de trabajo constituyan evidencia suficiente, competente y pertinente con relación a los hechos examinados.

3.2.4                      Deben velar por que los papeles de trabajo sean custodiados y salvaguardados adecuadamente.

3.3 Director de Auditoría Interna

3.3.1                       Es responsable de asegurar, que la labor de supervisión para la elaboración de papeles de trabajo se realice de forma oportuna y objetiva.

3.3.2                       Velar porque cada auditoría realizada y terminada, los legajos de papeles de trabajo queden concluidos de acuerdo a la metodología implementada en la Contraloría General de Cuentas.

3.3.3                       Debe involucrarse en la verificación selectiva de los papeles de trabajo previamente revisados por los supervisores, para asegurar su coherencia con los resultados informados.

4. PROCEDIMIENTO

Para implementar una metodología de elaboración de papeles de trabajo que permita cumplir con los objetivos definidos, se debe observar los siguientes procedimientos:

4.1 Preparación

4.1.1                       Los papeles de trabajo deben ser preparados en forma limpia, sin lastimadura del papel, y escritos a lápiz para efectuar fácilmente las correcciones necesarias durante el desarrollo de las pruebas.

4.1.2                       Los reportes que se generan del SICOIN, y de otros sistemas integrados de información financiera, a través de medios computarizados, formarán parte de los papeles de trabajo del auditor, los cuales deben ser incluidos en la forma, contenido y tamaño establecidos por la Contraloría General de Cuentas.

4.1.3                       Deben proporcionar un registro adecuado de los procedimientos de auditoría utilizados, por lo que presentarán siempre una evidencia clara y completa de los procedimientos de auditoría efectuados como parte del examen.

4.1.4                       Deben contener evidencia de la aplicación del control de calidad, a través de la supervisión y revisión del trabajo realizado.

4.1.5                       Incluirán los datos de forma clara y concisa

4.1.6                       Deben quedar completamente terminados (referenciados, firmados y fechados de hecho por y revisado por, y ordenados de acuerdo a los índices y al legajo que corresponde). Así mismo deben contener los comentarios que se consideren necesarios y la conclusión correspondiente en las cédulas sumarias.

4.1.7                       Deben identificar claramente la entidad, área o cuenta bajo examen.

4.1.8                       Deben hacer referencia al período bajo examen.

4.1.9                       Deben contener los índices, marcas y referencias que aseguren el uso adecuado de la información y faciliten su consulta y revisión.

4.1.10                    Deben incluir los comentarios y recomendaciones del asunto examinado.

4.1.11                    Debe usarse papel tabular, en los tamaños estándar (oficio y  doble oficio) para efectuar las pruebas. Cuando se obtengan copias de documentos, detalles o integraciones de cuentas u otro tipo de documento de soporte, que no sean del tamaño estándar, bdeben ser pegados en las hojas tabulares.

4.2 Tipos de papeles de trabajo

4.2.1 De integración de la información

          Son papeles o documentos que integran datos globales de la auditoría, tales como:

ü  Borrador del informe.

ü  Programas de auditoría.

ü  Balance de trabajo (B/T).

ü  Hojas de hallazgos.

ü  Hojas de asientos de ajustes y reclasificaciones.

ü  Hoja de pendientes (próxima auditoría).

4.2.2 De análisis de datos

Son documentos que sustentan o reúnen datos producto del análisis específico de las cuentas o hechos examinados, tales como:

ü  Evaluación del control interno.

ü  Análisis de contenido de cuentas.

ü  Análisis de movimiento de cuentas.

ü  Conciliaciones de cuentas y saldos.

4.2.3 De Soporte

Son documentos que corroboran los datos obtenidos en el análisis específico de las cuentas o hechos examinados, tales como:

ü  Confirmaciones bancarias, de deudores, acreedores, proveedores, seguros, contratos.

ü  Carta de consulta de abogados, técnicos u tros profesionales.

ü  Declaraciones y notas de descargo.

ü  Carta de Representación.

ü  Otras.

En los anexos se presentan los modelos de las siguientes cédulas:

4.2.4 Otros

Son papeles y documentos que sirven de evidencia adicional de los hechos examinados, tales como:

ü  Fotografías

ü  Recortes

4.3 Tamaño

Para cumplir con el objetivo que se refiere a que los papeles de trabajo deben ser elaborados en forma ordenada, el tamaño de los papeles se debe estandarizar de la siguiente manera:

Se deben utilizar únicamente dos tamaños de papeles, uno de tamaño oficio y el otro equivalente a dos hojas de tamaño oficio.

4.4 Contenido

Todas las cédulas que conforman los papeles de trabajo deben contener la siguiente información:

4.4.1 Encabezado

ü  Identificación de la entidad.

ü  Índice, en la parte superior derecha, el cual identifica el área o cuenta bajo examen.

ü  Nombre completo de la entidad, programa, proyecto etc. auditada.

ü  Nombre de la cédula, que identifica el examen o prueba que se va a efectuar en la misma (Sumaria, Prueba de Egresos, Prueba de Ingresos, Conciliación Bancaria, etc.).

ü  El período que abarca el examen

4.4.2 Cuerpo

Es propiamente el papel de trabajo, que contiene los datos obtenidos en el análisis efectuado, el cual puede consistir en:

ü  Análisis del contenido y movimiento de una cuenta, verificación de cálculos, verificación de resúmenes de datos obtenidos, o  cualquier otro tipo de pruebas.

ü  Análisis del contenido de una relación, detalle, integración o reporte obtenidos de la entidad o de los sistemas integrados de información financiera.

ü  Análisis del contenido de las confirmaciones obtenidas de personas, entidades, organismos o instituciones ajenas a la entidad auditada.

ü  Análisis del contenido de otros documentos de soporte, como recortes, fotografías, etc.

4.5 Índices

Sirven para identificar las áreas o cuentas bajo examen y para una adecuada referenciación.

Los índices se deben definir de la siguiente manera:

4.5.1      Se debe utilizar únicamente en forma alfabética.

4.5.2      El índice debe ir seguido de un número, el cual indica cómo se clasifica el área o cuenta bajo examen.

4.5.3      El índice debe separarse del número, colocando un guión, los subsiguientes dígitos se separan con puntos. Ejemplo: A-1.1

4.5.4      Tanto la parte superior, como la inferior, debe contener como máximo tres dígitos, por lo tanto el tercer dígito en ambos casos se convierte en correlativo.

4.5.5      Por lo tanto el orden de asignar los índices debe ser de la manera siguiente:

Cédula                                                                                Índice

Cédula Sumaria                                                                    A

Cédula Analítica (1)                                                              A-1

Cédula Analítica (2)                                                              A-1.1

Cédula de Soporte (1)                                                          A-1.1

   1

Cédula de Soporte (2)                                                          A-1.1

   1.1.

Cédula de Soporte (3)                                                          A-1.1

1.1.1

Cédula de Soporte (4)                                                          A-1.1

1.1.2

Todos los índices deben ser escritos en los papeles de trabajo con tinta ROJA.

4.6         Marcas

Las marcas sirven en los papeles de trabajo para resaltar un hecho,  acción o criterio relacionado con el análisis o prueba que se realiza, y facilitan la revisión y consulta de los papeles de trabajo.

Las marcas deben utilizarse de la siguiente manera:

4.6.1      Deben escribirse en color rojo.

4.6.2      Deben ser simples y distintivas, por lo que no deben usarse marcas complicadas que resulten difíciles de distinguir.

4.6.3      Deben ser limpias, claras y legibles.

4.6.4      Su significado debe explicarse claramente en cada cédula.

4.6.5      No debe usarse más de cinco marcas en cada cédula.

4.6.6      Se pueden usar las mismas marcas en diferentes cédulas, ya que éstas tendrán diferente significado en cada cédula.

4.6.7      Deben colocarse al lado derecho del hecho, acción, criterio, cifras, que se explicarán al pie de la cédula.

4.6.8      El significado de cada marca debe explicarse al pie de la cédula.

4.6.9      Deben explicarse en el mismo momento de ser colocadas.

4.6.10    Cuando se utilicen como papeles de trabajo, documentos elaborados por la entidad tales como: conciliaciones bancarias, conciliaciones de otras cuentas, cálculos de intereses, etc. Se identificarán en la parte inferior izquierda o derecha, con las siglas CPE, escritas con tinta roja, que significa CÉDULA PREPARADA POR LA ENTIDAD.

4.7         Referenciación

Consiste en el cruce de información dentro de un mismo un papel de trabajo, o entre varios papeles de trabajo. La misma se realiza, con el objeto de que toda la información contenida en las cédulas pueda ser localizada, interpretada y revisada rápidamente.

La referenciación sirve para:

ü  Relacionar datos entre las cédulas (referencia cruzada), así como entre el informe y los papeles de trabajo.

ü  Relacionar datos entre las mismas cédulas.

La referenciación se aplicará de la manera siguiente:

4.7.1      La referenciación se realizará utilizando los índices asignados a cada cédula.

4.7.2      Todas las referencias se deben hacer con lapicero rojo.

4.7.3      Se debe establecer una referencia cruzada entre las cédulas (B/T, Sumarias, Analíticas, de Soporte, Centralizadoras de Hallazgos, Asientos de Ajustes y Reclasificaciones).

4.7.4      Se debe establecer una referencia cruzada entre las cédulas centralizadoras de hallazgos, asientos de ajustes y reclasificaciones y el informe que va en el archivo corriente.

4.7.5      Todos los procedimientos definidos en los programas de auditoría, deben quedar referenciados con los papeles de trabajo en donde se efectuaron las pruebas.

4.7.6      La referenciación debe hacerse de atrás hacia delante, de la última  cédula hacia las siguientes hasta amarrar con las sumarias y de las sumarias a la B/T.

4.7.7      La forma de efectuar la referenciación es la siguiente:

ü  Entre cédulas:

    Del lado derecho o inferior derecho, de las cifras, criterio o hecho examinado en la cédula que cruza a la siguiente cédula.

    Del lado izquierdo o inferior izquierdo, de las cifras, criterio o hecho examinado en la cédula que recibe la referencia.

ü  Dentro de las cédulas:

    Del lado derecho o superior derecho de la cifra, criterio o hecho examinado en la parte superior de la cédula.

    Del lado izquierdo o inferior izquierdo de los comentarios definidos en la parte inferior de la cédula.

4.8         Firmas y Fechas

Todas las cédulas deben identificar, la firma y fecha de ejecutado y revisado el trabajo, utilizando los siguientes procedimientos:

4.8.1      La firma y fecha de elaborado el trabajo, deben ser colocadas por el auditor en la parte inferior izquierda de la cédula, en el momento en que fue ejecutado el mismo.

4.8.2      La firma y fecha de revisado el trabajo, deben ser colocadas por el supervisor, en la parte inferior derecha de la cédula, en el momento de su revisión.

4.9         Legajos de papeles de trabajo

Comprende todos aquellos papeles que se preparan en cada auditoría ejecutada, los cuales se deben estructurar de la siguiente manera:

4.9.1      Archivo permanente.

4.9.2      Archivo corriente.

4.9.3      Hojas de hallazgos monetarios y de cumplimiento a leyes y reglamentos.

4.9.4      Hojas de hallazgos de deficiencias de control interno.

4.9.5      Asientos de ajuste.

4.9.6      Asientos de reclasificación.

4.9.7      Balance de trabajo (B/T)

4.9.8      Legajos de papeles de trabajo por área

ü  Evaluación de control interno

ü  Programa de auditoría

ü  Cédula sumaria

ü  Cédulas analíticas

ü  Cédulas de soporte

A continuación se describe el contenido de cada legajo según la estructura anterior:

4.9.1 Archivo Permanente

En este legajo, se organizarán los papeles de trabajo con vigencia de un año o más y de uso continuo, clasificándolos de la siguiente manera:

ü  Organizativa

v  Organigramas Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos (Dirección, Finanzas, Contabilidad, Operativos, Técnicos, Recursos Humanos, Informática y otros aplicables a cada entidad auditable)

v  Otros

ü  Estructura del control interno

v  Cuestionarios u otros medios que evidencien el conocimiento y evaluación de la estructura de control interno.

ü  Legal

v  Leyes, Reglamentos, Normas y otros aspectos legales aplicables a cada entidad

ü  Actas de Junta Directiva

ü  Contratos y Convenios

v  Contratos de Arrendamientos

v  Contratos de Préstamos

v  Contratos de Fideicomisos

v  Convenios de Donaciones

v  Convenios de Asistencia Técnica

v  Otros

4.9.2 Archivo Corriente

En este legajo, se organizarán los papeles de trabajo con vigencia de un año, básicamente los que se relacionan con la última auditoría, clasificándolos de la siguiente manera:

ü  Informe de la auditoría debidamente referenciado a papeles de  trabajo.

ü  Memorando Planificación Específica.

ü  Cronograma de actividades

ü  Papeles de trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de planificación específica (familiarización, evaluación preliminar del control interno y de aspectos legales aplicables).

ü  Programas de auditoría.

ü  Correspondencia interna.

ü  Copias de confirmaciones efectuadas en la auditoría.

ü  Copias de reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que sirvieron para la obtención de muestras, evidencias y para efectuar otras pruebas en la auditoría.

ü  Otros

4.9.3 Hoja de Hallazgos

En este legajo se centralizarán todos los hallazgos definidos en la auditoria, los cuales corresponden a hallazgos por incumplimientos leales y monetarios.

4.9.4 Deficiencias de Control Interno

En este legajo se centralizarán todos los hallazgos definidos en la auditoría, los cuales corresponden a hallazgos por deficiencias de control interno.

 El índice que identificará las hojas de este legajo debe ser C/I.

4.9.5 Asientos de Ajustes

En este legajo se centralizarán todos los ajustes definidos en la auditoría y que modificaran los estados financieros de la entidad auditada.

El índice que identificará las hojas de este legajo debe ser A/A.

La forma de elaborar los asientos de ajustes se define en la Forma: (AI-ETM4)

4.9.6 Asientos de Reclasificación

En este legajo se centralizarán todos las reclasificaciones definidas en la auditoría y que modificaran la presentación de los estados financieros de la entidad auditada.

El índice que identificará las hojas de este legajo debe ser A/R.

La forma de elaborar los asientos de ajustes se define en la Forma: (AI-ETM5)

4.9.7 Balance de Trabajo

Este papel de trabajo corresponde básicamente al estado financiero auditado, que servirá de base para incluirlo en el informe, el índice que lo identificará debe ser B/T.

La forma de elaborar este papel de trabajo se define en la Forma: y (AI-ETM1)

4.9.8 Archivo de papeles de trabajo por área

Por cada área o cuenta a examinarse, debe formarse un legajo de papeles de trabajo, identificando cada área con un índice diferente de acuerdo a la distribución que se haga en la planificación especifica:

ü  Cuestionarios de Control Interno

Aquí se deben incluir los cuestionarios de control interno que sirvieron para evaluar el control interno.

ü  Evaluación de Control Interno

Aquí se deben incluir todos los papeles de trabajo que sirvieron para evaluar el control interno de la entidad auditada.

ü  Cuestionarios de Control Interno

Aquí se deben incluir los cuestionarios de control interno que sirvieron para evaluar el control interno.

ü  Programas de Auditoría

Aquí se deben incluir los programas de auditoría que se utilizaron para efectuar las pruebas, debidamente referenciados a papeles de trabajo, firmados y fechados de hecho por y revisado por.

ü  Cédulas Sumarias

Esta cédula sirve para resumir la cuenta a examinar, de acuerdo a los estados financieros de la entidad auditada.

La metodología para elaborar esta cédula se define en la Forma: (AI-ETM2)

ü  Cédulas Analíticas

Estas cédulas son las que sirven para efectuar el análisis detallado de cada criterio, objeto, cuenta, rubro, renglón u otra condición a examinarse, para concluir sobre lo adecuado o  razonable del resultado de las pruebas.

La metodología para elaborar esta cédula se define en la Forma: (AI-ETM3)

ü  Cédulas de Soporte

Estas cédulas son las que sirven para soportar el análisis que se efectúa de un criterio, objeto, cuenta, rubro, renglón u otra condición a examinarse, para concluir sobre lo adecuado o  razonable del resultado de la prueba.

Todos los legajos de papeles de trabajo deben contar con una carátula que los identifica. El contenido de la misma comprende:

ü  Nombre de la institución

ü  Nombre de la entidad, proyecto, unidad ejecutora, programa etc. auditado.

ü  Tipo de Auditoría

ü  Título del Legajo (Hoja de Hallazgos, Deficiencias de Control Interno, Asientos de Ajuste, Asientos de Reclasificación, Área o Cuenta)

ü  Período examinado

ü  Guatemala, (mes) (año)